Jaarrekening KvK: wat controleert Yoursminc vóór de deponering?

Een jaarrekening kunnen genereren is één ding. Weten of de cijfers die je gaat deponeren logisch, volledig en onderling consistent zijn, is minstens zo belangrijk.

Voor veel ondernemers is het deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel een jaarlijks terugkerende verplichting. En hoewel de uiteindelijke jaarrekening voor een kleine onderneming misschien overzichtelijk lijkt, gaat er achter die paar regels op de balans behoorlijk wat informatie schuil.

In Yoursminc proberen we dat proces daarom niet alleen eenvoudiger te maken. We willen vooral voorkomen dat je pas aan het einde ontdekt dat ergens in de administratie iets ontbreekt of niet goed aansluit.

Daarom voert de KvK Jaarrekening-module verschillende controles uit voordat de jaarrekening gereed is voor deponering.

Een jaarrekening begint bij de administratie

In ons eerdere artikel ‘De jaarrekening deponeren? Begin niet bij de KvK, maar bij je administratie’ legden we al uit waarom wij vinden dat het opstellen van een jaarrekening geen losstaand proces zou moeten zijn.

De financiële gegevens zijn immers al aanwezig in je boekhouding.

Gedurende het jaar boek je verkoopfacturen, inkopen, bankmutaties, kosten en andere financiële transacties. Uiteindelijk komen deze allemaal terecht op de verschillende grootboekrekeningen van je administratie.

Maar een grootboekrekening is nog geen regel op een jaarrekening.

Een rekening voor bijvoorbeeld banktegoeden, debiteuren, inventaris of omzet moet uiteindelijk terechtkomen in de juiste rubriek van de jaarrekening.

Yoursminc legt die verbinding.

Administratie → Grootboekrekeningen → Jaarrekeningrubrieken → Controles → Jaarrekening → Deponering

En juist in die tussenstappen kunnen fouten of onvolledigheden zichtbaar worden.

1. Zijn alle relevante grootboekrekeningen gekoppeld?

Een administratie kan tientallen of zelfs honderden grootboekrekeningen bevatten.

Voor het opstellen van de jaarrekening moeten de relevante saldi daarvan worden toegewezen aan de juiste onderdelen van de jaarrekening.

Denk bijvoorbeeld aan:

• bankrekeningen;

• debiteuren en crediteuren;

• vaste activa;

• leningen;

• eigen vermogen;

• omzet;

• bedrijfskosten;

• financiële baten en lasten.

Yoursminc controleert of grootboekrekeningen met relevante saldi ook daadwerkelijk aan een jaarrekeningrubriek zijn gekoppeld.

Ontbreekt zo'n koppeling, dan kan dat betekenen dat een bedrag niet correct in de jaarrekening terechtkomt.

In plaats van dit stilzwijgend te negeren, kan Yoursminc dit signaleren zodat de administratie eerst kan worden gecontroleerd.

---

RGS als basis voor de koppeling

Yoursminc maakt hierbij gebruik van het Referentie Grootboekschema (RGS) dat binnen Yoursminc is opgenomen. Grootboekrekeningen kunnen aan een RGS-referentie worden gekoppeld, waardoor duidelijk is welke financiële betekenis een rekening heeft.

Die gestandaardiseerde classificatie vormt vervolgens een belangrijke basis voor de vertaling van de administratie naar de juiste rubrieken van de jaarrekening.

Daardoor hoeft Yoursminc niet uitsluitend af te gaan op een rekeningnummer of omschrijving. Een rekening die binnen de ene administratie bijvoorbeeld nummer 8000 heeft en binnen een andere administratie 8100, kan via RGS toch dezelfde financiële betekenis krijgen.

Je eigen rekeningschema blijft dus leidend voor de dagelijkse administratie, terwijl RGS de gestandaardiseerde verbinding vormt naar de jaarrekening.

---

2. Zijn activa en passiva in evenwicht?

Een van de meest fundamentele controles van iedere balans:

Totaal activa = totaal passiva

Aan de ene kant van de balans staat wat de onderneming bezit. Aan de andere kant staat hoe dat bezit is gefinancierd.

Wanneer beide zijden niet op elkaar aansluiten, is er ergens iets niet consistent.

Dat kan bijvoorbeeld worden veroorzaakt door een ontbrekende koppeling, een verkeerd geclassificeerde grootboekrekening of een bijzonder saldo dat nog aandacht nodig heeft.

Yoursminc controleert daarom of de opgebouwde jaarrekening daadwerkelijk in balans is.

Een verschil betekent niet automatisch dat de complete administratie verkeerd is. Het betekent wél dat de jaarrekening nog niet zonder meer klaar is voor de volgende stap.

3. Kan het eigen vermogen correct worden bepaald?

Het eigen vermogen is een essentieel onderdeel van de balans.

Maar het bedrag dat uiteindelijk op de jaarrekening verschijnt, staat niet noodzakelijk als één kant-en-klaar bedrag op één grootboekrekening.

Het kan zijn opgebouwd uit verschillende posten en worden beïnvloed door het resultaat van het boekjaar.

Daarom moet Yoursminc kunnen bepalen welke grootboekrekeningen onderdeel vormen van het eigen vermogen en hoe deze gezamenlijk in de jaarrekening moeten worden verwerkt.

Wanneer één of meerdere daarvoor benodigde rekeningen niet correct zijn gekoppeld, kan het eigen vermogen niet betrouwbaar worden berekend.

Ook dat wordt gesignaleerd voordat de jaarrekening als gereed wordt beschouwd.

4. Staan er nog bedragen op technische of tijdelijke rekeningen?

Tijdens het boekjaar kunnen rekeningen worden gebruikt die vooral een technische functie hebben.

Denk bijvoorbeeld aan een tussenrekening voor de beginbalans of andere tijdelijke rekeningen waarop bedragen terechtkomen die later verder moeten worden verwerkt.

Dat is tijdens het boeken niet noodzakelijk een probleem.

Aan het einde van het boekjaar kan een onverwacht saldo op zo'n rekening echter wél een reden zijn om de administratie nog eens te bekijken.

Daarom kunnen dergelijke situaties tijdens de controles van de jaarrekening zichtbaar worden gemaakt.

Niet omdat ieder saldo op een technische rekening per definitie fout is, maar omdat het verstandig is om vóór de deponering vast te stellen waarom dat saldo er staat.

5. Zijn de resultaten correct geclassificeerd?

Niet alleen de balans moet worden opgebouwd. Ook het resultaat over het boekjaar moet op de juiste manier worden verwerkt.

Omzet, kosten, financiële baten en lasten en andere resultaatposten moeten uiteindelijk in de juiste categorieën van de jaarrekening terechtkomen.

Ook hier speelt de koppeling tussen de dagelijkse boekhouding en de jaarrekening een belangrijke rol.

Het voordeel daarvan is dat je niet aan het einde van het jaar alle bedragen opnieuw hoeft te verzamelen en handmatig over te nemen.

De administratie vormt het uitgangspunt.

Een foutmelding moet je verder helpen

We vinden het belangrijk dat een controle niet alleen meldt dát er iets niet klopt.

Een melding als:

‘Jaarrekening ongeldig’

helpt een ondernemer nauwelijks verder.

Veel nuttiger is bijvoorbeeld:

‘Het eigen vermogen kan niet worden berekend omdat één of meerdere grootboekrekeningen nog niet aan een jaarrekeningrubriek zijn gekoppeld.’

Je weet dan waar je moet zoeken.

Dat principe proberen we binnen de KvK Jaarrekening-module consequent toe te passen: controles moeten niet alleen problemen constateren, maar je waar mogelijk ook helpen deze op te lossen.

Van veel grootboekrekeningen naar één jaarrekening

Achter een relatief compacte jaarrekening kan een behoorlijk uitgebreide administratie zitten.

Stel dat een onderneming 47 gebruikte grootboekrekeningen heeft.

Die 47 rekeningen worden natuurlijk niet als 47 afzonderlijke regels bij de KvK gedeponeerd.

Verschillende grootboekrekeningen kunnen gezamenlijk onderdeel vormen van één rubriek op de jaarrekening.

Bankrekeningen kunnen bijvoorbeeld worden samengebracht onder liquide middelen. Verschillende omzetrekeningen kunnen gezamenlijk bijdragen aan een omzetcategorie. En meerdere kostenrekeningen kunnen binnen dezelfde jaarrekeningrubriek vallen.

Yoursminc brengt deze informatie samen.

Daardoor ontstaat er als het ware een vertaling:

van de gedetailleerde administratie waarin je dagelijks werkt naar de gestandaardiseerde financiële informatie die voor de jaarrekening nodig is.

Verschillende administraties, dezelfde jaarrekening

Dat is belangrijk omdat niet iedere ondernemer hetzelfde rekeningschema gebruikt.

De ene onderneming gebruikt één omzetrekening. Een andere onderneming maakt onderscheid tussen verschillende producten, activiteiten of omzetgroepen.

Ook rekeningnummers kunnen verschillen.

Het uiteindelijke doel is echter hetzelfde: de financiële gegevens moeten op de juiste plaats in de jaarrekening terechtkomen.

Door de koppeling tussen grootboekrekeningen en jaarrekeningrubrieken hoeft de dagelijkse administratie daarom niet volledig te worden ingericht rondom de uiteindelijke KvK-deponering.

Je kunt blijven werken met een rekeningschema dat bij je onderneming past.

Je jaarrekening KvK: eerst controleren, daarna deponeren

Daarmee komen we misschien wel bij het belangrijkste uitgangspunt van de KvK Jaarrekening-module.

De knop Deponeren zou niet het begin van het proces moeten zijn.

Het zou juist het einde moeten zijn.

Op dat moment zijn de cijfers uit de administratie al verzameld, zijn de relevante grootboekrekeningen verwerkt, is de jaarrekening opgebouwd en zijn controles uitgevoerd.

Pas daarna is het logisch om de volgende stap te zetten.

Administratie

↓

Grootboekrekeningen

↓

Mapping naar jaarrekening

↓

Automatische controles

↓

Jaarrekening

↓

Deponering bij de KvK

Zo wordt het deponeren van de jaarrekening geen losstaande jaarlijkse exercitie, maar het logische sluitstuk van je boekhouding.

Automatiseren zonder de controle kwijt te raken

Automatisering betekent wat ons betreft niet dat financiële gegevens zonder controles ergens naartoe worden gestuurd.

Juist wanneer steeds meer stappen automatisch kunnen verlopen, worden goede controles belangrijker.

Yoursminc neemt daarom zoveel mogelijk technisch werk uit handen, maar laat zien wanneer iets aandacht nodig heeft.

Dat geeft je de mogelijkheid om een probleem eerst in de administratie op te lossen voordat je verdergaat met de jaarrekening.

En dat is uiteindelijk veel prettiger dan pas tijdens de laatste stap ontdekken dat er iets niet klopt.

De jaarrekening als logisch sluitstuk van je boekhouding

Met de KvK Jaarrekening-module willen we het opstellen en deponeren van de jaarrekening dichter bij de dagelijkse administratie brengen.

Niet aan het einde van het jaar opnieuw alle cijfers verzamelen.

Niet dezelfde financiële gegevens opnieuw invoeren.

Maar gebruikmaken van de administratie die gedurende het jaar al in Yoursminc is opgebouwd — aangevuld met controles die helpen om eventuele onvolledigheden tijdig te signaleren.

Want als de cijfers al in je boekhouding staan, waarom zou je dan voor de jaarrekening opnieuw beginnen?

Zelf ervaren hoe Yoursminc werkt?

Met Yoursminc Online Boekhouden houd je niet alleen gedurende het jaar je administratie bij. We ontwikkelen ook functionaliteit waarmee steeds meer periodieke verplichtingen rechtstreeks vanuit diezelfde administratie kunnen worden uitgevoerd.

Van btw-aangifte en elektronische facturatie tot het voorbereiden en deponeren van de jaarrekening.

Probeer Yoursminc drie maanden gratis en ontdek hoeveel eenvoudiger online boekhouden kan zijn.