Multi-currency boekhouden: internationaal werken zonder handmatig omrekenen
Je doet zaken over de grens. Dan krijg je vanzelf met andere valuta te maken.
Stel: je bedrijf is in Nederland gevestigd en je administratie wordt in euro’s gevoerd. Een Amerikaanse klant wil een factuur in dollars ontvangen. Een Britse klant werkt in ponden. Tegelijkertijd koop je online diensten in bij buitenlandse leveranciers die eveneens in USD of GBP factureren. Dat is geen bijzondere boekhoudsituatie; het is simpelweg het gevolg van internationaal ondernemen.
De uitdaging ontstaat daarna. Je wilt klanten en leveranciers bedienen in de valuta die bij de zakelijke relatie past, zonder voor iedere factuur, uitgave of betaling zelf koersen te moeten opzoeken en bedragen om te rekenen. En uiteindelijk wil je nog steeds één helder financieel beeld van je onderneming.
Daarvoor is multi-currency boekhouden in Yoursminc bedoeld: werken met verschillende valuta waar dat zakelijk nodig is, terwijl je administratie en rapportages in je eigen bedrijfsvaluta overzichtelijk blijven.
Factureren in de valuta van je klant
Voor een klant in de Verenigde Staten kan het logisch zijn om een offerte en factuur in dollars uit te brengen. Een Britse klant kan juist in ponden werken. Je hoeft zo’n klant niet te dwingen om in euro’s te denken omdat jouw eigen administratie toevallig in euro’s wordt gevoerd.
In Yoursminc kies je daarom de valuta die bij de factuur hoort. De klant ziet het bedrag in de afgesproken valuta, terwijl Yoursminc bij de verwerking ook de waarde in de bedrijfsvaluta vastlegt. Voor de ondernemer blijft de factuur dus herkenbaar als bijvoorbeeld USD- of GBP-factuur, zonder dat de euro-administratie uit beeld verdwijnt.
Een concreet voorbeeld is de factuur van Northstar Digital aan een Britse klant. De klant ontvangt een factuur van £3.850,00. Dat is het bedrag dat in de commerciële relatie centraal staat: de klant ziet ponden en betaalt ponden.
In de administratie wordt dezelfde factuur tegelijkertijd gewaardeerd in de bedrijfsvaluta. In dit voorbeeld vertegenwoordigt £3.850,00 op de factuur een boekhoudkundige waarde van €4.504,87. Zo blijft de originele factuurwaarde intact, terwijl de financiële administratie in euro’s kan blijven werken.
Hetzelfde geldt voor je buitenlandse uitgaven
Internationaal ondernemen betekent niet alleen verkopen over de grens. Veel bedrijven gebruiken buitenlandse software, cloudplatforms, advertentiediensten, consultants of andere leveranciers. De factuur daarvan komt regelmatig in dollars of ponden binnen.
Ook zo’n uitgave wil je vastleggen zoals je hem daadwerkelijk hebt ontvangen. Een rekening van 486,72 dollar blijft dus 486,72 dollar. Yoursminc verwerkt daarnaast de omgerekende waarde in euro’s voor de boekhouding. Je hoeft die berekening niet eerst buiten de administratie te maken.
De wisselkoers hoeft geen dagelijkse handmatige klus te zijn
Wie regelmatig in vreemde valuta werkt, kent het probleem: welke koers gebruik je en van welke datum? Als je dat voor iedere factuur en bankmutatie handmatig moet uitzoeken, wordt internationaal werken al snel onnodig arbeidsintensief.
Yoursminc houdt de benodigde wisselkoersen automatisch bij. Bij de verwerking wordt gekeken naar de relevante datum van het document of de transactie. Is er voor die datum geen nieuwe referentiekoers beschikbaar, bijvoorbeeld in een weekend, dan wordt de meest recente beschikbare koers gebruikt.
De ondernemer hoeft daardoor niet voor iedere buitenlandse transactie eerst een koers op te zoeken. Je blijft werken met het bedrag dat op de factuur of het bankafschrift staat; Yoursminc zorgt voor de vertaling naar de bedrijfsvaluta.
Ontvangen en betalen in vreemde valuta
Naarmate je vaker zaken doet in bijvoorbeeld de Verenigde Staten of het Verenigd Koninkrijk, kan het praktisch worden om ook betalingen in dollars of ponden te ontvangen en te doen. Je kunt dan een rekening in die valuta gebruiken, zodat een klant bijvoorbeeld zijn USD-factuur ook daadwerkelijk in USD kan betalen.
Dat voorkomt onnodige omzettingen bij iedere betaling en sluit beter aan op de manier waarop je internationaal zaken doet. In Yoursminc kan zo’n rekening in de eigen valuta worden bijgehouden. De bankmutatie blijft herkenbaar in USD of GBP, maar de financiële verwerking sluit aan op de bedrijfsvaluta van de administratie.
Heb je geen aparte valutarekening, dan kun je nog steeds facturen en uitgaven in vreemde valuta verwerken. Een buitenlandse valuta op een document en een bankrekening in die valuta zijn dus geen verplichte combinatie.
Van internationale transactie naar één administratie
Voor de ondernemer is uiteindelijk vooral de samenhang belangrijk. Een klantfactuur begint misschien in dollars of ponden, de betaling komt binnen in die valuta en de boeking wordt uiteindelijk onderdeel van een administratie die in euro’s wordt gevoerd.
Hetzelfde gebeurt aan de inkoopkant. Een buitenlandse leveranciersfactuur wordt in de oorspronkelijke valuta geregistreerd, de betaling kan in diezelfde valuta plaatsvinden en de boekhouding verwerkt de eurowaarde. Zo blijft de hele route van document tot betaling te volgen zonder dat je zelf een parallelle administratie in dollars of ponden hoeft bij te houden.
Je financiële rapportages blijven in één taal spreken
Tijdens het dagelijkse werk wil je de oorspronkelijke valuta blijven herkennen. Voor het sturen van je onderneming wil je juist kunnen optellen en vergelijken. Wat is mijn banksaldo? Hoeveel omzet heb ik gemaakt? Wat is mijn resultaat? Zulke vragen zijn alleen goed te beantwoorden als de bedragen uiteindelijk in één bedrijfsvaluta samenkomen.
Daarom worden de financiële rapportages in Yoursminc opgebouwd in de bedrijfsvaluta. Northstar Digital heeft in onze demo activiteiten in EUR, USD en GBP, maar de kolommenbalans brengt die activiteiten samen in euro’s. Je houdt dus het internationale detail waar je het nodig hebt en één financieel totaalbeeld waar je het wilt hebben.
Wat merk je daar als ondernemer van?
· Je kunt klanten factureren in de valuta die bij de zakelijke relatie past.
· Buitenlandse leveranciersfacturen leg je vast in de valuta waarin je ze ontvangt.
· Wisselkoersen worden automatisch bijgewerkt en bij de verwerking toegepast.
· De oorspronkelijke document- en transactievaluta blijft herkenbaar.
· Als je met valutarekeningen werkt, kun je ook ontvangsten en betalingen in USD of GBP rechtstreeks verwerken.
· Je boekhouding en financiële rapportages blijven ondertussen in één bedrijfsvaluta.
Internationaal ondernemen, zonder internationaal rekenwerk
Meerdere valuta horen voor veel ondernemers simpelweg bij internationaal zakendoen. De administratie zou daar geen extra drempel van moeten maken.
Met multi-currency in Yoursminc kun je de valuta volgen waarin je daadwerkelijk zaken doet, terwijl de omrekening en verwerking in de bedrijfsvaluta onderdeel blijven van dezelfde administratie. Zo ziet je Amerikaanse klant dollars, je Britse klant ponden en houd jij zelf één helder financieel beeld in euro’s.