Banktransacties automatisch verwerken:laat Yoursminc het uitzoekwerk doen
Je banktransacties zijn binnen. En dan?
In ons vorige artikel schreven we waarom een actueel banksaldo nog niet automatisch betekent dat je boekhouding ook volledig is bijgewerkt. Banktransacties moeten immers ook worden verwerkt en waar mogelijk worden gekoppeld aan bijvoorbeeld verkoop- en inkoopfacturen.
Maar dat betekent niet dat je iedere banktransactie handmatig hoeft uit te zoeken.
Yoursminc analyseert banktransacties automatisch en probeert deze te herkennen en te koppelen aan de juiste gegevens in je administratie. Daardoor kan een belangrijk deel van het verwerken van je banktransacties automatisch plaatsvinden.
Minder zoekwerk, minder handmatige handelingen en vooral: meer tijd voor je onderneming.
Van banktransactie naar automatische match
Stel: een klant betaalt een verkoopfactuur van € 1.250.
Op je bankrekening zie je een bijschrijving. Zonder verdere automatisering zou je vervolgens zelf moeten bepalen welke klant heeft betaald, de juiste openstaande factuur moeten zoeken en de betaling daaraan moeten koppelen.
Yoursminc probeert dat werk al voor je te doen.
Bij het verwerken van banktransacties kijkt Yoursminc naar beschikbare informatie waarmee een transactie kan worden herkend. Denk bijvoorbeeld aan een factuurnummer of betalingsreferentie, het bedrag, de betreffende relatie en gegevens van de tegenrekening.
Wanneer de informatie voldoende duidelijk is, kan de transactie automatisch aan de juiste factuur worden gekoppeld.
Banktransactie → herkennen → matchen → verwerken |
Wat voor jou uiteindelijk één verwerkte transactie is, kan dus het resultaat zijn van meerdere controles die Yoursminc op de achtergrond uitvoert.
Niet alleen zoeken naar een factuurnummer
Een betaling bevat helaas niet altijd keurig het juiste factuurnummer.
Een klant kan een andere omschrijving gebruiken. Een leverancier kan een eigen betalingsreferentie hanteren. En soms zijn er meerdere openstaande facturen met precies hetzelfde bedrag.
Daarom kijkt Yoursminc verder dan alleen naar één stukje informatie.
Door beschikbare gegevens met elkaar te combineren, kan bijvoorbeeld worden vastgesteld dat een bedrag overeenkomt met een openstaande factuur én dat de transactie bij de betreffende relatie hoort.
Hoe duidelijker de combinatie van gegevens, hoe beter een transactie automatisch kan worden herkend.
En wat als er meerdere mogelijkheden zijn?
Automatisering is vooral nuttig wanneer je erop kunt vertrouwen.
Daarom maakt Yoursminc niet zomaar een willekeurige keuze wanneer een banktransactie bij meerdere facturen zou kunnen horen.
Stel bijvoorbeeld dat twee openstaande facturen allebei € 750 bedragen en uit de banktransactie niet met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld welke factuur is betaald.
Dan kan Yoursminc de mogelijke facturen aan je tonen. Je hoeft ze dus niet zelf op te zoeken; je hoeft alleen nog te bepalen welke van de voorgestelde mogelijkheden de juiste is.
Zeker genoeg? Automatisch verwerken. | Meerdere mogelijkheden? Jij kiest. |
Goede automatisering betekent wat ons betreft niet dat software koste wat kost een beslissing moet nemen. Het betekent dat software zoveel mogelijk werk uit handen neemt en de gebruiker erbij betrekt wanneer dat nodig is.
Ook terugkerende transacties kunnen slimmer worden verwerkt
Facturen zijn bovendien maar één onderdeel van je bankrekening.
Denk aan bankkosten, abonnementen, verzekeringen, belastingen of andere betalingen die regelmatig terugkomen.
Binnen Yoursminc kun je hiervoor boekingsregels gebruiken. Daarmee kunnen transacties op basis van herkenbare eigenschappen automatisch op de juiste manier worden verwerkt.
Zo kan een terugkerende transactie de volgende keer al grotendeels of volledig volgens dezelfde boekingslogica worden behandeld.
Automatisering helpt daardoor niet alleen bij de vraag “Bij welke factuur hoort deze betaling?”, maar ook bij “Hoe moet deze transactie in mijn administratie worden verwerkt?”
Minder klikken, minder zoeken
Bij enkele banktransacties lijkt handmatig verwerken misschien niet zoveel werk. Maar bij tientallen of honderden transacties per maand tellen al die kleine handelingen snel op.
Als je bij iedere transactie opnieuw een relatie moet zoeken, een factuur moet vinden of moet bepalen hoe een terugkerende betaling geboekt moet worden, kost dat iedere maand opnieuw tijd.
Automatische matching haalt juist een groot deel van dat repetitieve werk weg.
Je aandacht verschuift daardoor van alles zelf verwerken naar controleren wat nog aandacht nodig heeft.
Automatiseren zonder de controle kwijt te raken
Wij vinden dat automatisering in een boekhouding niet alleen snel, maar vooral voorspelbaar moet zijn.
Daarom probeert Yoursminc transacties automatisch te verwerken wanneer daarvoor voldoende informatie beschikbaar is. Wanneer er meerdere plausibele mogelijkheden bestaan, blijft de uiteindelijke keuze bij jou.
Automatiseren waar het kan. Controleren waar het moet. |
Zo hoef je niet iedere eenvoudige transactie handmatig te verwerken, maar houd je wel controle over situaties waarin interpretatie nodig is.
Van banktransactie naar financieel inzicht – met minder handwerk
In ons vorige artikel beschreven we de route: Bank → Transactie → Verwerken → Controleren → Inzicht.
Met automatische matching maakt Yoursminc vooral het middelste gedeelte daarvan een stuk eenvoudiger.
Banktransacties komen binnen, Yoursminc probeert ze te herkennen en te koppelen en jij richt je vooral op de transacties die nog aandacht nodig hebben.
Het resultaat is niet alleen tijdwinst. Je administratie kan sneller worden bijgewerkt, openstaande facturen kunnen sneller als betaald worden herkend en je financiële informatie sluit beter aan op wat er daadwerkelijk op je bankrekening gebeurt.
En uiteindelijk is dát het doel van automatisering: niet boekhouden om het boekhouden, maar minder tijd besteden aan administratie en sneller beschikken over actuele financiële informatie.
