Banktransacties verwerken: klopt je banksaldo ook met je boekhouding?
- 1 uur geleden
- 3 minuten om te lezen
Je opent je bankapp. Er staat € 18.450 op de rekening.
Mooi. Genoeg ruimte om de komende betalingen te doen.
Maar weet je ook waar dat bedrag uit bestaat?
Welke klanten hebben inmiddels betaald? Welke leveranciersbetalingen zijn al verwerkt? Zijn er bankkosten afgeschreven? Staat er misschien een privébetaling tussen? En zijn alle banktransacties eigenlijk al verwerkt in je administratie?
Een actueel banksaldo is prettig om te zien. Maar het vertelt je nog niet of je boekhouding ook daadwerkelijk actueel is.
Je banksaldo vertelt maar een deel van het verhaal
Je bankrekening laat heel precies zien hoeveel geld er op dit moment beschikbaar is.
Maar je banksaldo vertelt je bijvoorbeeld niet:
welke verkoopfacturen nog betaald moeten worden;
welke leveranciersfacturen binnenkort vervallen;
welk deel van het geld straks naar de Belastingdienst of fiscus gaat;
welke transacties nog niet in je administratie zijn verwerkt;
en wat je werkelijke financiële resultaat is.
Daarvoor heb je meer nodig dan alleen je bankapp.
Je hebt een administratie nodig waarin facturen, uitgaven én banktransacties met elkaar samenkomen.
Iedere banktransactie heeft een verhaal
Een betaling van € 1.250 kan de betaling van een verkoopfactuur zijn.
Een afschrijving van € 423,50 kan horen bij een leveranciersfactuur.
Maar een banktransactie kan ook betrekking hebben op bankkosten, belastingen, een privé-opname, een terugbetaling of een andere financiële gebeurtenis.
In je administratie wil je daarom niet alleen zien dat er geld binnenkomt of uitgaat. Je wilt ook weten waarom.
Bank → Transactie → Verwerken → Controleren → Inzicht
Pas wanneer banktransacties correct zijn verwerkt, ontstaat er een financieel beeld waarop je daadwerkelijk kunt sturen.
Waarom banktransacties verwerken zo belangrijk is
Stel dat je administratie helemaal is bijgewerkt tot vandaag, maar er staan nog twintig banktransacties klaar die niet zijn verwerkt.
Dan is je administratie feitelijk nog niet compleet.
Dat hoeft niet direct een probleem te zijn. Een nieuwe banktransactie moet immers eerst worden beoordeeld en verwerkt. Maar wanneer transacties langere tijd blijven staan, kan het financiële beeld steeds verder gaan afwijken van de werkelijkheid.
Daarom is het verstandig om regelmatig even te controleren:
Zijn mijn banktransacties bijgewerkt én verwerkt?
Dat is misschien geen spannende vraag. Maar wel een belangrijke.
Van betaling naar factuur
Bij veel banktransacties is de relatie eenvoudig.
Een klant betaalt een verkoopfactuur. De betaling komt binnen op je bankrekening en wordt gekoppeld aan de betreffende factuur. De factuur staat vervolgens niet langer open.
Hetzelfde geldt andersom voor een betaling aan een leverancier.
Hierdoor ontstaat een directe relatie tussen wat er volgens je administratie moet worden betaald en wat er daadwerkelijk via je bankrekening is gebeurd.
En juist die relatie maakt je administratie waardevol.
Je ziet niet alleen je banksaldo, maar bijvoorbeeld ook welke klanten nog moeten betalen en welke verplichtingen nog openstaan.
In Yoursminc komen bank en administratie samen
Binnen Yoursminc kun je banktransacties inlezen en vervolgens vanuit je administratie verwerken.
Transacties kunnen bijvoorbeeld worden gekoppeld aan openstaande verkoop- of inkoopfacturen of op een andere passende manier in de administratie worden verwerkt.
Zo vormt je bankrekening niet een losstaand overzicht naast je boekhouding, maar een onderdeel ervan.
En daarmee wordt een banktransactie meer dan alleen:
– € 423,50
Je weet ook waarom die € 423,50 van je rekening is verdwenen en hoe deze in je administratie is verwerkt.
Kijk dus verder dan je banksaldo
Natuurlijk is het verstandig om regelmatig naar je banksaldo te kijken.
Maar stel jezelf daarna nog één vraag:
Zijn de transacties achter dat saldo ook allemaal verwerkt in mijn administratie?
Als het antwoord daarop ja is, wordt je banksaldo onderdeel van een veel interessanter geheel.
Je ziet dan niet alleen hoeveel geld je vandaag hebt.
Je krijgt inzicht in wat er is gebeurd, wat er nog moet gebeuren en hoe je onderneming er financieel voor staat.
En dát is uiteindelijk waar een goede administratie je bij moet helpen.
