Btw-aangifte begint niet aan het einde van het kwartaal
Een goede btw-aangifte maak je niet op het laatste moment. Die bouw je gedurende de hele aangifteperiode op.
Voor veel ondernemers voelt de btw-aangifte als een terugkerend moment op de kalender. Aan het einde van de maand of het kwartaal moet er ineens iets gebeuren: controleren, uitzoeken, corrigeren en uiteindelijk aangifte doen.
Maar eigenlijk begint een goede btw-aangifte veel eerder. Iedere verkoopfactuur die je verstuurd, iedere inkoopfactuur die je verwerkt en iedere zakelijke uitgave die je correct registreert, vormt al een stukje van je volgende btw-aangifte.
Of je nu in Nederland of België onderneemt: hoe beter je administratie gedurende de aangifteperiode wordt bijgehouden, hoe minder werk er overblijft op het moment dat de btw-aangifte daadwerkelijk moet worden opgesteld.
Btw-aangifte is het resultaat van je administratie
Een btw-aangifte staat niet los van je boekhouding. De bedragen in de aangifte zijn het resultaat van transacties die eerder in je administratie zijn vastgelegd.
Dat begint bijvoorbeeld bij een verkoopfactuur. Je legt vast wat je hebt verkocht, welk btw-tarief van toepassing is en hoeveel btw je aan je klant in rekening brengt. Aan de inkoopkant gebeurt iets vergelijkbaars: je verwerkt de factuur of zakelijke uitgave en registreert de bijbehorende btw op de juiste manier.
Wanneer je dat consequent doet, ontstaat de basis voor de btw-aangifte vanzelf gedurende de periode. De aangifte wordt daarmee veel minder een afzonderlijke administratieve klus.
Wachten tot het einde maakt het juist moeilijker
Wie zijn administratie pas vlak voor de aangifte bijwerkt, moet vaak in korte tijd veel informatie reconstrueren. Waar hoorde die betaling ook alweer bij? Is die bon al verwerkt? Was een bedrag inclusief of exclusief btw? Welk btw-tarief gold voor die transactie?
Hoe langer een transactie geleden is, hoe groter de kans dat je aanvullende informatie moet terugzoeken. Een kleine administratieve handeling die vandaag misschien een minuut kost, kan weken later ineens veel meer tijd vragen.
Regelmatig bijwerken heeft daarom niet alleen als voordeel dat je boekhouding actueler is. Het maakt ook de voorbereiding van de btw-aangifte overzichtelijker.
Een eenvoudig ritme gedurende de aangifteperiode
Je hoeft daarvoor echt niet iedere dag uitgebreid met je boekhouding bezig te zijn. Belangrijker is dat administratieve informatie niet maanden blijft liggen.
Verkoopfacturen correct opstellen. Zorg dat facturen direct met de juiste gegevens en btw worden opgesteld en in je administratie terechtkomen.
Inkoopfacturen en zakelijke kosten verwerken. Verwerk binnenkomende facturen en kosten regelmatig, zodat ook de btw aan de inkoopkant tijdig wordt geregistreerd.
Banktransacties bijhouden. Door betalingen en ontvangsten regelmatig te verwerken, blijft de administratie aansluiten op wat er daadwerkelijk op je bankrekening gebeurt.
Controleren voordat je aangifte doet. Gebruik het aangiftemoment vooral voor controle: zijn de transacties verwerkt en ziet de administratie er logisch en compleet uit?
Nederland en België: dezelfde basis, een andere btw-aangifte
De gedachte achter een actuele administratie is voor Nederlandse en Belgische ondernemers hetzelfde. De uiteindelijke btw-aangifte is dat niet.
Nederland en België kennen ieder hun eigen btw-aangifte, met een eigen opbouw en eigen rubrieken of roosters. Dat betekent dat de administratie niet alleen moet vastleggen hoeveel btw er bij een transactie hoort, maar ook hoe die transactie uiteindelijk in de juiste landspecifieke aangifte moet worden verwerkt.
Yoursminc ondersteunt daarom zowel de Nederlandse als de Belgische btw-aangifte. Bij een Nederlandse administratie worden de relevante gegevens opgebouwd voor de Nederlandse aangifte. Werk je met een Belgische administratie, dan wordt rekening gehouden met de Belgische aangiftestructuur.
Zo blijft het dagelijkse proces herkenbaar, terwijl de uiteindelijke aangifte aansluit op het land waarin je administratie wordt gevoerd.
Niet pas bij de aangifte ontdekken dat iets ontbreekt
Een ander voordeel van regelmatig administreren is dat onvolledigheden eerder zichtbaar worden. Een ontbrekende inkoopfactuur, een verkeerd verwerkt bedrag of een transactie die nog aandacht nodig heeft, kun je beter tijdens de periode tegenkomen dan vlak voordat je aangifte moet doen.
Dat geldt ook voor je financiële inzicht. Een administratie die pas eens per kwartaal wordt bijgewerkt, vertelt je gedurende een groot deel van het jaar weinig over de actuele situatie van je onderneming.
Een bijgehouden administratie helpt dus niet alleen bij de btw-aangifte. Je beschikt ook tussentijds over betrouwbaardere informatie over omzet, kosten, openstaande posten en andere financiële ontwikkelingen.
Van administreren naar controleren
Dat is uiteindelijk waar je naartoe wilt: dat het moment van de btw-aangifte niet het moment is waarop je de administratie nog moet maken, maar het moment waarop je controleert wat gedurende de periode al is opgebouwd.
Factureren → Inkopen en kosten → Verwerken → Controleren → Btw-aangifte
Hoe beter die eerste stappen gedurende de periode worden uitgevoerd, hoe eenvoudiger de laatste stap wordt.
Btw-aangifte in Yoursminc
Binnen Yoursminc vormen je verkoop, inkopen, zakelijke kosten en overige administratieve verwerkingen samen de basis voor je btw-administratie. Daardoor kun je gedurende de periode werken aan een administratie die steeds dichter bij een complete aangifte komt.
En daarbij maakt het uit waar je onderneemt. Yoursminc ondersteunt de btw-aangifte voor zowel Nederlandse als Belgische administraties, zodat de gegevens worden verwerkt volgens de structuur die bij jouw administratie hoort.
De beste voorbereiding op je volgende btw-aangifte begint daarom niet een paar dagen voor de deadline.
Die begint bij de eerstvolgende factuur, inkoop of zakelijke uitgave die je verwerkt.
Tot slot
Btw-aangifte hoeft geen terugkerende opruimactie te zijn. Door je administratie gedurende de aangifteperiode bij te houden, verspreid je het werk en houd je tegelijkertijd beter zicht op je onderneming.
Btw-aangifte is geen kwartaalproject. Het is het resultaat van een bijgehouden administratie.
Of die administratie nu Nederlands of Belgisch is: Yoursminc helpt je om de gegevens op één plek vast te leggen en van daaruit toe te werken naar de btw-aangifte die bij jouw onderneming hoort.
