Zelf boekhouden of uitbesteden? Zo werk je slim samen
Voor ondernemers, administratiekantoren en kleinere accountantskantoren • Geschatte leestijd: 4–5 minuten
Zelf boekhouden of uitbesteden? Veel ondernemers vragen zich af welke administratieve werkzaamheden ze zelf kunnen uitvoeren en waarvoor ze beter een administratiekantoor kunnen inschakelen. Gelukkig hoeft het geen keuze tussen twee uitersten te zijn. Met een goede taakverdeling en de juiste boekhoudsoftware kunnen ondernemers en administratie- of accountantskantoren efficiënt samenwerken.
Zelf boekhouden of uitbesteden? Zelf doen waar het kan, hulp inschakelen waar nodig
Een verkoopfactuur versturen, een inkoopfactuur vastleggen of bekijken welke klanten nog moeten betalen: dat zijn werkzaamheden die veel ondernemers prima zelf kunnen uitvoeren. Ze hebben de informatie immers al bij de hand. Voor fiscale controles, complexere boekingen of de jaarafsluiting is deskundige ondersteuning juist waardevol.
Dat betekent niet dat ieder bedrijf precies dezelfde taakverdeling nodig heeft. Een startende zelfstandige wil misschien veel zelf doen, terwijl een groeiende onderneming de verwerking grotendeels aan een administratiekantoor overlaat. Het belangrijkste is dat vooraf duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.
Wie doet wat in de boekhouding?
Onderstaande verdeling is een praktisch voorbeeld van afspraken tussen een ondernemer en diens administratie- of accountantskantoor. De precieze invulling hangt af van de dienstverlening en de verleende toegangsrechten.
Werkzaamheid | Ondernemer | Administratie- of accountantskantoor |
Verkoopfacturen | Opstellen en versturen | Helpen bij inrichting en vragen |
Inkoopfacturen en uitgaven | Aanleveren en/of invoeren | Controleren, corrigeren of verwerken |
Banktransacties | Inzicht houden; waar afgesproken verwerken | Afstemmen en controleren |
Openstaande posten | Klanten opvolgen | Signaleren en ondersteunen |
Btw-aangifte | Inzien en vragen stellen | Controleren en volgens werkafspraak definitief maken |
Jaarafsluiting | Benodigde informatie aanleveren | Controleren en afronden |
Let op: deze taakverdeling is een voorbeeld van samenwerking. Een exclusieve bevoegdheid voor het kantoor om btw-aangiften of jaarafsluitingen definitief te maken, wordt in Yoursminc nog verder uitgewerkt en is niet als bestaande beperking bedoeld.
Een btw-aangifte die meegroeit met de administratie
In Yoursminc hoeft de btw-aangifte niet aan het einde van de periode opnieuw te worden samengesteld. De aangifte wordt gedurende de periode automatisch opgebouwd. Zodra facturen en uitgaven definitief worden gemaakt, verwerkt Yoursminc de bijbehorende btw-bedragen in de aangifte.
Dat maakt een praktische taakverdeling mogelijk. De ondernemer zorgt dat facturen en uitgaven tijdig en juist worden verwerkt. Het administratie- of accountantskantoor kan de opgebouwde aangifte bekijken, controleren en vervolgens definitief maken volgens de gemaakte afspraken. Zo verschuift de aandacht van het verzamelen van cijfers naar het beoordelen ervan.
Wat levert deze samenwerking op?
Voor de ondernemer
Je blijft betrokken bij je bedrijf: je maakt zelf facturen, ziet welke betalingen nog openstaan en kunt de financiële stand van zaken volgen. Tegelijk hoef je niet iedere boekhoudkundige of fiscale vraag alleen op te lossen. Je kunt terugvallen op een professional die je administratie kent.
Voor het administratie- of accountantskantoor
Wanneer klanten hun dagelijkse documenten en facturen tijdig verwerken, is de administratie actueler. Het kantoor hoeft minder achter ontbrekende informatie aan en kan meer aandacht besteden aan controles, vragen en advies. Bovendien wordt het eenvoudiger om met klanten af te spreken wie welke handelingen uitvoert.
Meerdere klanten? Dan is overzicht extra belangrijk
Voor een kantoor dat tien, twintig of meer klantadministraties beheert, is samenwerken in dezelfde boekhoudomgeving pas echt handig als er ook overzicht is over die administraties. Welke facturen moeten nog worden verwerkt? Waar staan bedragen open? En welke administratie vraagt aandacht?
Daarvoor heeft Yoursminc het Accountant Portal ontwikkeld. Vanuit één centraal dashboard kunnen administratie- en accountantskantoren hun geautoriseerde klantadministraties bekijken, financiële kerncijfers en aandachtspunten zien en direct naar de juiste administratie schakelen. Het portaal ondersteunt daarmee het dagelijkse werk, zonder dat iedere klantadministratie afzonderlijk hoeft te worden geopend om de belangrijkste signalen te bekijken.
Begin met duidelijke werkafspraken
Goede samenwerking begint niet bij de software, maar bij heldere afspraken. Spreek af wie verkoop- en inkoopfacturen verwerkt, hoe vaak de administratie wordt bijgewerkt, wie openstaande posten opvolgt en wanneer het kantoor controles uitvoert. Leg ook vast wie verantwoordelijk is voor de definitieve btw-aangifte en de jaarafsluiting.
Met die afspraken als basis kunnen ondernemer en administratiekantoor ieder doen waar ze goed in zijn: de ondernemer blijft dicht bij de dagelijkse bedrijfsvoering, terwijl het kantoor financieel overzicht en professionele ondersteuning biedt.
Ontdek hoe Yoursminc samenwerken eenvoudiger maakt
Wil je zien hoe je als administratie- of accountantskantoor meerdere klantadministraties vanuit één omgeving beheert? Bekijk het Yoursminc Accountant Portal en ontdek de mogelijkheden voor jouw kantoor en klanten.
Meer informatie: https://www.yoursminc.com
