Inkoopfacturen verwerken: die factuur ligt nog in je mailbox.Maar staat hij ook in je boekhouding?

Waarom het tijdig verwerken van inkoopfacturen minstens zo belangrijk is als het versturen van verkoopfacturen.

Een factuur ontvangen is niet hetzelfde als een factuur verwerken. Houd je boekhouding actueel door inkoopfacturen tijdig te registreren.

Je hebt een factuur van een leverancier ontvangen. Misschien als pdf per e-mail, misschien via een ander digitaal kanaal. Je hebt hem gezien en wellicht zelfs al betaald.

Maar daarmee staat die factuur nog niet automatisch goed in je boekhouding.

Dat lijkt misschien een klein verschil, maar voor een actuele administratie is het essentieel. Zolang een inkoopfactuur nog niet is verwerkt, ontbreken de kosten in je administratie, staat de btw mogelijk nog niet goed geregistreerd en geeft je financiële overzicht niet het volledige beeld.

Je banksaldo vertelt niet het hele verhaal

Veel ondernemers kijken regelmatig naar hun banksaldo om te beoordelen hoe hun onderneming ervoor staat. Dat is begrijpelijk, maar het banksaldo is slechts één momentopname.

Stel dat er nog meerdere facturen van leveranciers in je mailbox staan die nog niet in de administratie zijn verwerkt. Dan zie je die toekomstige uitgaven niet terug in je boekhouding. Je resultaat kan daardoor gunstiger lijken dan het in werkelijkheid is.

Hetzelfde geldt andersom: een factuur kan al betaald zijn, terwijl de onderliggende inkoopfactuur nog niet correct is geregistreerd. De betaling staat dan wel op de bank, maar de administratieve onderbouwing ontbreekt nog.

Een actuele boekhouding begint daarom niet bij de banktransactie, maar bij het tijdig vastleggen van wat je hebt gekocht en welke verplichting daarbij hoort.

Inkoopfacturen verwerken: van ontvangen factuur naar complete administratie

Een goed verwerkte inkoopfactuur doorloopt in feite een eenvoudige keten:

Van ontvangen factuur tot betaling: vijf stappen voor een actuele administratie.

Wanneer deze stappen goed op elkaar aansluiten, ontstaat een administratie waarin kosten, btw, leveranciers en betalingen met elkaar verbonden zijn. Dat maakt niet alleen de boekhouding completer, maar ook controles en rapportages betrouwbaarder.

Waarom tijdig verwerken belangrijk is

Een inkoopfactuur die blijft liggen, heeft meer gevolgen dan alleen een volle mailbox. Door facturen tijdig te verwerken:

·       zijn je kosten sneller zichtbaar in het resultaat;

·       heb je een actueler beeld van wat je nog aan leveranciers moet betalen;

·       kan de btw op de juiste manier en in de juiste periode worden verwerkt;

·       wordt het eenvoudiger om betalingen aan de juiste facturen toe te wijzen;

·       kun je afwijkingen of ontbrekende facturen eerder signaleren.

Juist wanneer je administratie gedurende het kwartaal wordt bijgehouden, hoeft de btw-aangifte aan het einde van dat kwartaal geen grote inhaalslag te worden.

Betalen is niet hetzelfde als boeken

Een veelvoorkomende gedachte is: de factuur is betaald, dus hij is afgehandeld. Boekhoudkundig zijn dat echter twee verschillende gebeurtenissen.

De inkoopfactuur legt vast wat je hebt gekocht, bij welke leverancier, voor welk bedrag en met welke btw. De banktransactie laat vervolgens zien dat het bedrag daadwerkelijk is betaald.

Betalen en boeken zijn twee verschillende stappen. Pas wanneer de factuur is verwerkt en de betaling is gekoppeld, is het financiële plaatje compleet.

Door die twee aan elkaar te koppelen, ontstaat een controleerbare administratie. Je kunt zien welke facturen nog openstaan en welke betalingen bij welke facturen horen.

En als er géén factuur is ontvangen, kan een betaling in voorkomende gevallen rechtstreeks vanuit de banktransactie worden verwerkt, inclusief de juiste boekhoudkundige gegevens. Het uitgangspunt blijft hetzelfde: iedere transactie moet uiteindelijk een duidelijke plek in de administratie krijgen.

In Yoursminc: van factuur naar betaling

Yoursminc helpt om die verschillende stappen met elkaar te verbinden. Inkoopfacturen worden binnen de administratie vastgelegd met onder andere leverancier, bedragen en btw. Wanneer later de betaling via de bank binnenkomt, kan deze aan de betreffende inkoopfactuur worden gekoppeld.

Daardoor ontstaat niet alleen een overzicht van wat er is geboekt, maar ook van wat daadwerkelijk is betaald en welke posten nog openstaan.

Dat sluit aan bij een belangrijk uitgangspunt binnen Yoursminc: boekhouden is niet alleen achteraf registreren wat er op de bank is gebeurd. Een actuele administratie moet je juist gedurende het jaar inzicht geven in wat er financieel speelt.

Maak van je mailbox geen tweede boekhouding

Een mailbox is een prima plek om een factuur te ontvangen. Het is alleen geen goede plek om je financiële verplichtingen bij te houden.

Hoe langer facturen buiten de boekhouding blijven, hoe groter de kans dat je financiële beeld achterloopt op de werkelijkheid. En juist wanneer je wilt weten hoeveel ruimte je hebt om te investeren, welke kosten je maakt of wat je aan btw kunt verwachten, wil je kunnen vertrouwen op actuele cijfers.

De simpele vuistregel: ontvangen factuur? Zorg dat hij ook in je administratie terechtkomt.

Niet wachten tot het einde van het kwartaal

Een goede administratie ontstaat niet op het moment dat de btw-aangifte moet worden ingediend. Die ontstaat gedurende het kwartaal.

Door inkoopfacturen regelmatig te verwerken, banktransacties bij te houden en openstaande posten te controleren, blijft je administratie actueel. Daardoor wordt de btw-aangifte uiteindelijk vooral een controle van gegevens die al op orde zijn, in plaats van een zoektocht naar ontbrekende facturen.

En dat levert uiteindelijk misschien wel het belangrijkste voordeel op: je boekhouding vertelt je niet alleen wat er in het verleden is gebeurd, maar helpt je ook begrijpen hoe je onderneming er vandaag voor staat.