Openstaande facturen: die factuur is al 30 dagen te laat. Wat nu?
- 6 dagen geleden
- 4 minuten om te lezen
Je hebt het werk geleverd. De factuur is verstuurd. De betalingstermijn is verstreken.
Maar de betaling?
Die is er nog niet.
Een openstaande factuur is op zichzelf niets bijzonders. Een klant kan een factuur over het hoofd zien, de betaling kan intern blijven liggen of misschien is er gewoon iets misgegaan.
Maar hoe langer je wacht met opvolgen, hoe groter de kans dat die ene vergeten factuur ongemerkt invloed krijgt op je cashflow.
Een factuur versturen is pas het begin
Bij omzet denken we al snel aan de facturen die we hebben verstuurd.
Maar er zit een belangrijk verschil tussen omzet boeken en geld ontvangen.
Je kunt een prima maand hebben gedraaid en op papier een mooi resultaat laten zien, terwijl ondertussen een aanzienlijk bedrag aan verkoopfacturen nog niet is betaald.
En juist dat geld heb je nodig om zelf leveranciers, belastingen, salarissen of andere uitgaven te betalen.
Daarom hoort het bewaken van openstaande facturen net zo goed bij je administratie als het versturen ervan.
Wanneer moet je een klant herinneren?
Niet iedere factuur die één dag over de betalingstermijn is, vraagt direct om een stevige aanmaning.
Maar helemaal niets doen is meestal ook geen goede strategie.
Een logische opvolging kan bijvoorbeeld bestaan uit:
Factuur versturen → vervaldatum → 1e aanmaning → 2e aanmaning → verdere opvolging
Daarbij bepaal je zelf hoeveel tijd er tussen de verschillende momenten zit.
Binnen Yoursminc kun je voor zowel de eerste als de tweede aanmaning instellen na hoeveel dagen deze moet worden aangemaakt. Ook kun je ervoor kiezen om de aanmaningen automatisch te laten verzenden.
Zo ontstaat een consequent proces waarbij een openstaande factuur niet afhankelijk is van het moment waarop jij er toevallig weer aan denkt.
“Ik kijk er volgende week wel even naar”
Daar gaat het in de praktijk vaak mis.
Openstaande facturen opvolgen staat zelden bovenaan de agenda van een ondernemer. Er zijn klanten, projecten, afspraken en nieuwe facturen die aandacht vragen.
Dus denk je:
Dat controleer ik later wel even.
En voor je het weet is een factuur niet vijf, maar dertig of zelfs zestig dagen te laat.
Daarom is debiteurenbeheer bij uitstek iets waarbij automatisering kan helpen.
Laat je administratie ook voor je opletten
Binnen Yoursminc kun je zien welke verkoopfacturen nog openstaan en welke facturen inmiddels over de vervaldatum heen zijn.
Maar alleen signaleren is niet altijd voldoende.
Daarom kun je binnen Yoursminc ook de opvolging met aanmaningen automatiseren.
Je bepaalt wanneer een eerste aanmaning moet worden aangemaakt en wanneer, als betaling nog steeds uitblijft, een tweede aanmaning volgt.
Wanneer je daarvoor kiest, kunnen deze aanmaningen ook automatisch worden verzonden.
Zo hoef je niet iedere dag zelf je openstaande facturen langs te lopen om te bepalen welke klant inmiddels moet worden aangemaand.
Je administratie registreert dan niet alleen wat er gebeurd is, maar helpt je ook om op het juiste moment actie te ondernemen.
Dat scheelt tijd en maakt de opvolging vooral veel consequenter.
Automatisch hoeft niet onpersoonlijk te zijn
Bij automatische aanmaningen denken ondernemers soms direct aan strenge brieven en ongemakkelijke gesprekken met klanten.
Dat hoeft helemaal niet.
Een eerste aanmaning kan prima vriendelijk en zakelijk worden geformuleerd. Misschien is de factuur simpelweg aan de aandacht van je klant ontsnapt of is er intern iets blijven liggen.
Als betaling vervolgens nog steeds uitblijft, kan een tweede aanmaning duidelijker zijn.
Automatiseren betekent dus niet dat je de relatie met je klant uit handen geeft.
Het betekent vooral dat je ervoor zorgt dat de juiste actie op het juiste moment niet wordt vergeten.
Sterker nog: een duidelijke en consequente opvolging kan professioneler overkomen dan wekenlang niets van je laten horen en vervolgens geïrriteerd contact opnemen omdat een factuur inmiddels ver over de vervaldatum is.
Openstaande facturen zijn onderdeel van je financiële inzicht
Een actueel banksaldo alleen vertelt niet hoe je onderneming ervoor staat.
Openstaande facturen zijn daar een goed voorbeeld van.
Staat er € 10.000 op je bankrekening en moet je nog € 15.000 van klanten ontvangen? Dan ziet je financiële positie er anders uit dan wanneer er nauwelijks verkoopfacturen openstaan.
En andersom: een mooi omzetcijfer zegt minder over je liquiditeit wanneer een groot gedeelte daarvan nog niet daadwerkelijk is betaald.
Goed financieel inzicht betekent daarom ook weten:
hoeveel klanten je nog moeten betalen;
welke facturen inmiddels vervallen zijn;
hoe lang bedragen al openstaan;
en welke actie daarop inmiddels is ondernomen.
Dat maakt debiteurenbeheer niet alleen een administratieve taak, maar ook een belangrijk onderdeel van het sturen van je onderneming.
Maak van opvolgen een proces, geen herinnering aan jezelf
De beste manier om openstaande facturen te beheren is uiteindelijk heel eenvoudig:
zorg dat je er niet steeds zelf aan hoeft te denken.
Leg vast wanneer je een klant wilt manen en laat je administratie je helpen bij de opvolging.
Dan wordt debiteurenbeheer geen klus die je doet wanneer je er toevallig tijd voor hebt, maar een vast onderdeel van je financiële proces.
En dat helpt uiteindelijk niet alleen je administratie.
Het helpt vooral je cashflow.
Je omzet staat misschien al op je factuur. Je geld staat pas op je rekening als je klant heeft betaald.
