AI in je boekhouding? Je boekt. Yoursminc leert.
Slimmer verwerken op basis van boekingen die jij daadwerkelijk uitvoert.
Geen AI die zomaar gokt hoe jij wilt boeken. Yoursminc leert van wat jij daadwerkelijk doet.
AI duikt tegenwoordig overal op. Ook boekhoudsoftware wordt steeds vaker voorzien van het label ‘AI’. Maar wat betekent dat eigenlijk voor jou als ondernemer?
Wat ons betreft wordt slimme technologie pas interessant wanneer je er daadwerkelijk minder werk door krijgt. Niet doordat software op eigen houtje gaat bedenken hoe jouw administratie eruit moet zien, maar doordat terugkerend werk steeds beter kan worden herkend.
Daarom hebben we binnen Yoursminc een volgende stap gezet in het automatisch verwerken van banktransacties. Wanneer jij een banktransactie zelf verwerkt, kan Yoursminc de relevante kenmerken van die boeking gebruiken om een boekingsregel op te bouwen voor vergelijkbare transacties in de toekomst.
Je doet het één keer voor. Yoursminc kan het de volgende keer herkennen.
Van automatisch herkennen naar automatisch leren
Eerder lieten we zien hoe Yoursminc banktransacties automatisch kan helpen verwerken. Daarbij worden gegevens uit een banktransactie gecombineerd met beschikbare informatie in je administratie om tot een passende verwerking te komen.
Met automatic learning voegen we daar iets belangrijks aan toe: ook de manier waarop jij zélf transacties boekt, kan een bron van kennis worden.
Stel dat iedere maand dezelfde zakelijke dienst van je bankrekening wordt afgeschreven. De eerste keer bepaal jij zelf hoe die transactie moet worden geboekt. Wanneer die boeking voldoende bruikbare kenmerken bevat, kan Yoursminc daarvan een processing rule afleiden. Komt later een vergelijkbare transactie binnen, dan kan die regel worden gebruikt om de juiste verwerking sneller te herkennen.
De manier waarop jij vandaag boekt, kan bepalen wat Yoursminc morgen al voor je herkent.
Niet eerst regels configureren, maar gewoon boekhouden
Bij traditionele boekingsregels begint automatisering vaak met configureren. Je maakt bijvoorbeeld vooraf een regel met de instructie: als een transactie aan bepaalde voorwaarden voldoet, verwerk haar dan op een bepaalde manier.
Dat blijft een krachtige manier van automatiseren. Maar het betekent ook dat je vooraf moet bedenken welke terugkerende situaties je wilt automatiseren en welke voorwaarden daarbij horen.
Automatic learning draait dat deels om. Jij verwerkt de banktransactie zoals je dat normaal gesproken ook zou doen. Yoursminc kan vervolgens beoordelen of uit die daadwerkelijk uitgevoerde boeking een bruikbare processing rule kan worden opgebouwd.
De administratie zelf wordt daarmee de bron voor verdere automatisering.
Een eenvoudig voorbeeld
Je ziet een terugkerende afschrijving van € 49,95 voor een zakelijke online dienst. Je verwerkt de transactie en kiest de juiste boeking.
Yoursminc kan relevante kenmerken van die transactie en jouw verwerking vastleggen in een boekingsregel. Een maand later verschijnt opnieuw een vergelijkbare afschrijving. In plaats van weer helemaal vanaf nul te beginnen, kan Yoursminc de eerder opgebouwde regel gebruiken bij de herkenning en verwerking.
Juist bij transacties die iedere week of maand terugkomen, kunnen zulke kleine besparingen snel optellen.
Van handeling naar herbruikbare kennis
Het proces laat zich eenvoudig samenvatten:
Het doel is niet om iedere boeking koste wat kost te automatiseren. Het doel is om herhaalbaar werk te herkennen en de kennis uit een eerdere, door jou uitgevoerde boeking opnieuw bruikbaar te maken.
AI boekhouding: is dit dan echt AI?
De term AI wordt tegenwoordig voor vrijwel iedere vorm van slimme automatisering gebruikt. Wij vinden het belangrijker om duidelijk te maken wat er daadwerkelijk gebeurt.
Bij deze functionaliteit laat Yoursminc geen generatief AI-model raden hoe een banktransactie geboekt moet worden. Het systeem gebruikt de boekingen die jij binnen Yoursminc daadwerkelijk uitvoert, herkent daarin bruikbare kenmerken en kan die vertalen naar processing rules.
Het resultaat voelt wel degelijk intelligent: terugkerende transacties hoeven steeds minder opnieuw te worden uitgezocht. Maar de basis blijft controleerbaar: jouw eigen boeking vormt het uitgangspunt.
Leren zonder je boekhouding met een extern AI-model te delen
Bij ‘AI in je boekhouding’ kun je je terecht afvragen wat er met je financiële gegevens gebeurt. Worden je banktransacties, facturen of boekingen bijvoorbeeld naar een extern AI-model gestuurd om ervan te leren?
Bij deze automatic-learningfunctionaliteit van Yoursminc is dat niet het geval.
De learning vindt plaats op basis van de boekingen en gegevens binnen Yoursminc. Voor het opbouwen en toepassen van deze processing rules hoeven je financiële gegevens niet naar een extern generatief AI-model te worden gestuurd en worden ze niet gebruikt om zo’n extern model te trainen.
De kennis ontstaat uit jouw administratie en wordt gebruikt om jouw administratie slimmer te verwerken.
Automatisch leren betekent niet automatisch gokken
Slimme automatisering moet volgens ons niet betekenen dat software steeds meer oncontroleerbare beslissingen neemt. Zeker niet wanneer het om je financiële administratie gaat.
Daarom is het uitgangspunt belangrijk: Yoursminc leert van boekingen die daadwerkelijk door jou zijn uitgevoerd. De opgebouwde processing rules maken vervolgens deel uit van de herkenning van vergelijkbare transacties.
Zo combineren we automatisering met controle. Jij bepaalt hoe je wilt boeken; Yoursminc probeert ervoor te zorgen dat je hetzelfde werk niet iedere keer opnieuw hoeft te doen.
Nieuwe leerresultaten? Jij beslist wat ermee gebeurt
Wanneer Yoursminc op basis van jouw uitgevoerde boekingen nieuwe mogelijkheden voor een processing rule heeft gevonden, wordt zo'n leerresultaat niet zomaar op de achtergrond actief.
In het Informatiecentrum word je erop geattendeerd dat er nieuwe leerresultaten klaarstaan voor beoordeling. Je kunt deze resultaten bekijken en vervolgens zelf bepalen welke processing rules je wilt activeren.
Daarmee houden we een belangrijk principe overeind: Yoursminc mag van je administratie leren, maar jij houdt de controle over wat het geleerde daadwerkelijk gaat doen.
Zo ontstaat automatisering stap voor stap. Jij boekt zoals je gewend bent, Yoursminc herkent patronen en brengt bruikbare leerresultaten onder je aandacht. Pas na jouw beoordeling kunnen ze worden ingezet om toekomstige transacties slimmer te verwerken.
Iedere boeking kan de volgende makkelijker maken
De echte winst van automatic learning zit niet in één spectaculaire handeling. Ze zit juist in alle kleine, terugkerende boekingen die gedurende een jaar langskomen.
Een abonnement. Een vaste leverancier. Een periodieke bankafschrijving. Een terugkerende betaling. Iedere situatie die voldoende herkenbaar is, biedt de mogelijkheid om handmatig werk terug te dringen.
En hoe minder tijd je kwijt bent aan het opnieuw uitzoeken van bekende transacties, hoe meer aandacht er overblijft voor uitzonderingen die wél je aandacht nodig hebben.
Slimmer boekhouden zonder de controle kwijt te raken
Slimmer boekhouden betekent wat ons betreft niet dat software de ondernemer buitenspel zet. Het betekent dat software steeds minder opnieuw hoeft te vragen wat je haar al hebt laten zien.
Daarmee wordt automatisering geen los project waarvoor je eerst tientallen regels hoeft te configureren. Het groeit mee met de manier waarop je jouw administratie daadwerkelijk verwerkt.
Je boekt. Yoursminc leert. En je administratie wordt stap voor stap slimmer.
Tot slot
Met automatic learning zetten we een volgende stap in het automatisch verwerken van banktransacties binnen Yoursminc. Niet door je financiële administratie aan een extern AI-model te voeren, maar door bruikbare kennis uit je eigen, daadwerkelijk uitgevoerde boekingen opnieuw in te zetten.
Dat is voor ons de praktische betekenis van slimme boekhoudsoftware: minder herhalen, meer herkennen en de controle bij de ondernemer houden.
